Managementassistent

Ben je proactief en kun je goed plannen en overzicht bewaren dan is de functie van managementassistent misschien iets voor jou. 

Wat ga je doen?
Als managementassistent bij de directie Personeel en Organisatie ben je het eerste aanspreekpunt voor de hele directie en ondersteun je specifiek het managementteam. Jij ontzorgt, weet (globaal) wat er gaande is binnen de teams en waar men mee bezig is. Dit doe je uiteraard samen met de twee andere managementassistenten, jullie helpen elkaar en zijn elkaars achtervang. Vanaf dag één krijg je te maken met een uitdagende omgeving waarin het van belang is om prioriteiten te stellen tussen de diverse werkzaamheden. Maar daar draai jij je hand niet voor om; je pakt zaken zelfstandig op en neemt initiatief.

- Je hebt een afgeronde opleiding op mbo-niveau als managementassistent en/of aantoonbare ervaring als managementassistent;
- Je bent handig in het werken met kantoorautomatisering, met name Windows: Outlook, Word en Excel.

Naast de eisen herken jezelf in de volgende eigenschappen:
- Je bent communicatief vaardig en gericht op samenwerking;
- Je werkt accuraat: Je zorgt ervoor dat taken en opdrachten op een zorgvuldige en correcte manier worden uitgevoerd;
- Je staat stevig in je schoenen en weet de rust te bewaken;
- Je bent proactief: Je neemt initiatief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. In plaats van passief te wachten op instructies, ga je actief op zoek naar kansen en mogelijkheden om bij te dragen;

Voldoe je misschien niet precies aan alle functie-eisen, maar geloof je dat je met jouw achtergrond, kennis en ervaring minstens net zo geschikt bent om deze functie te vervullen? Ook dan nodigen we je van harte uit te reageren op deze functie.

Ben je enthousiast? We zien je sollicitatie graag tegemoet. Je hoeft geen motivatiebrief te schrijven, in plaats daarvan vragen we je onderstaande drie vragen volgens de STARR-methode in maximaal 200 woorden per vraag te beantwoorden. In het eerste gesprek komen deze vragen en jouw antwoorden aan de orde. 

1.    Stel, je ontvangt tegelijkertijd dringende verzoeken van twee verschillende managers. Hoe bepaal je welke taak eerst moet worden aangepakt?
2.    Multitasking onder druk: Er wordt van je verwacht dat je meerdere projecten tegelijk beheert, en er is plotseling een onverwachte crisis die onmiddellijke aandacht vereist. Hoe zorg je ervoor dat alle taken goed worden uitgevoerd zonder overbelasting?
3.    Conflicten in planning: Je hebt een belangrijke vergadering gepland, maar op het laatste moment wil een andere manager dezelfde tijd gebruiken voor een spoedoverleg. Hoe ga je om met deze situatie?

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega’s is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.