Management ondersteuner hoofd arbeid

Er zit meer achter werken als Management Ondersteuner Hoofd Arbeid binnen de PI Veenhuizen. Wil je werken in een dynamische en bijzondere omgeving en hierbij jouw organisatorische en secretariële skills inzetten? Lees dan gauw verder.

Als Management Ondersteuner ontzorg je het Hoofd Arbeid zodat hij zich volledig kan focussen op zijn hoofdtaken. Je zet jouw skills in om hem 100% te ontzorgen. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar werkt wel binnen de gestelde kaders.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Agendabeheer, je ondersteunt het Hoofd Arbeid op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied; 
• Samenstellen van managementinformatie, je zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden; 
• Contactpersoon voor interne en externe contacten van het Hoofd Arbeid; 
• Je springt proactief in op de behoefte en verwachtingen van het Hoofd Arbeid;
• Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten, verzorgt de communicatie (uitnodigingen, agenda, stukken) en zorgt voor de gevraagde faciliteiten (videoverbindingen, locatie, catering, etc.);
• Voor al deze werkzaamheden krijg je de vrijheid om te werken naar eigen inzicht, voor de functie wordt een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid verwacht. 
  
  

Het werken binnen de afdeling Arbeid van de PI Veenhuizen brengt veel dynamiek met zich mee. Waar het enerzijds een onderdeel van de PI Veenhuizen is waar wordt gewerkt aan de re-integratie van gedetineerden, is het anderzijds een productiebedrijf met de daarbij horende bedrijfsvoering. Van een Management Ondersteuner wordt hierdoor nauwkeurigheid, flexibiliteit en een overstijgende blik gevraagd.

Verder breng je mee:

• Je hebt een afgeronde mbo 4-opleiding in een secretariële richting; 
• Je hebt ruime werkervaring als Management Ondersteuner of Secretarieel Medewerker met affiniteit voor het bedrijfsleven;
• Je hebt aantoonbare ervaring in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen;
• Je bent vaardig in plannen en agendabeheer. 

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 13 januari vanaf 14.00 uur., wanneer de CV voldoet aan de gestelde functie-eisen vindt er een telefonische screening plaats, is deze positief dan word je uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek in Veenhuizen.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.